Digitale Bauakte

Einheitliche Prozesse auf der Baustelle und im Büro

Mit der digitalen Bauakte können Sie Ihre Bauprojekte identisch und strukturiert abwickeln.

Relevante Prozesse im Büro und auf der Baustelle (z.B. Rechnungsverarbeitung, Baustellendokumentation, Mängel -und Störungsmanagement, Zeiterfassung, Ressourcen/Mitarbeiterplanung) werden automatisiert, optimiert und standardisiert.

Unsere digitale Bauakte besteht aus:

  • einem revisionssicherem Archiv
  • der Anbindung vorhandener Dritt-Systeme
  • der passenden App-Applikation (Android und iOS)

Das Wichtigste in 2 Minuten

Die digitale Bauakte ist eine Software in Baukastenform und kann sich dem Sollzustand des Kunden jederzeit anpassen. Der flexible Aufbau der Software ermöglicht ein stetiges und unproblematisches „Wachsen“ der Funktionalitäten gemäß den jeweiligen Anforderungen. Einzelne „Module“ sind unten auf der Seite im Detail beschrieben.

Kaufmännischer & technischer Überblick über gesamte Baustelle

Sämtliche Daten und Ereignisse eines Bauvorhabens (z.B. Mängel, die auf der Baustelle erfasst wurden oder z.B. Rechnungen, die im Büro eingegangen sind oder z.B. Daten, die aus bereits bestehenden Anwendungen wie FIBU, ERP, CRM übernommen wurden) werden projektspezifisch zusammengefasst und mit den dazugehörigen Prozessen (Dokumentation, Freigabe, Verteilung, Bearbeitungsstand, …) verknüpft.

Ob Bauleiter, Projektleiter, Geschäftsführer, Sachbearbeiter oder Nachunternehmer – je nach Berechtigung – können Sie die komplette Bauakte mit all ihren Informationen jederzeit einsehen, bearbeiten und auswerten – alles sekundenschnell und in einer einzigen Weboberfläche! Möglich ist der Zugriff online per Browser oder offline per App.

Vorteile

  • Automatisierte Prozesse auf der „Baustelle“ und im Büro z.B. direktes Anweisen von Zahlungen oder Behebung von Störungen
  • Entlastung der Bauleitung durch eine schnelle und einfache Dokumentation direkt vor Ort
  • Effektive Projektsteuerung und Nachkalkulation durch umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten sowie die Integration des Bauzeitenplans
  • Komplette Bauakte jederzeit und überall mobil abrufbar
  • Einbindung der Daten aus bereits vorhandenen Fremdsystem (SAP, Navision, DATEV, SharePoint,…)
  • Eine Weboberfläche für alle kaufmännischen und technischen Projektdaten
AlleinstellungsmerkmaleFlyer

Folgende Inhalte werden bereits heute von unseren Kunden aus der Bauwirtschaft mithilfe der digitalen Bauakte verarbeitet:

Baustellen­dokumentation

Baustellendokumentation

Dokumentieren Sie Baustellen und Gebäudebegehungen per mobilem Endgerät, verschaffen Sie sich einen Überblick Ihrer kompletten Baustelle und rufen Sie Baustellendaten z.B. direkt in der Baubesprechung ab oder reagieren Sie auch von untwegs aus auf Störungen auf der Baustelle.

 Vorteile

  • Baustellen- und Gebäudebegehungen einheitlich dokumentieren
  • Nachträge generieren bzw. abwehren
  • Verwaltungskosten senken
  • Datenerfassung auch ohne Netz
  • Störungsrelevante Informationen unterwegs und im Büro sofort abrufen, auswerten, bearbeiten
  • Lückenlose Dokumentation in der Gewährleistung und späteren Nachweisführung
  • Ständiger  und umfassender Überblick der kompletten Baustelle
  • …..

Funktionen

  • Erfassung von Behinderungen, Zusatzleistungen, Mängeln via mobilen Endgerät (Android/iOS/Windows)
  • Markierung auf Bauplan & Leistungsverzeichnis
  • Direktes Hinzufügen von Fotos, Kommentaren, Schriftverkehr
  • Standardabfragen in Form einer Art Checkliste zur einheitlichen Datenerfassung
  • Filter- und Suchfunktionen zum gezielten Wiederfinden erfasster Daten samt Verknüpfungen (Bilder, Notizen, ..)
  • Automatisches Erstellen rechtssicherer Schreiben
  • Versand erfasster Abweichungen (inkl. Plan, Fotos,Kommentaren) als PDF, ZIP-Datei oder Excel-Datei
  • Archivierung des Bauablaufs
  • …..

Unser flexibles Lizenzmodell

Baustellen-Lizenz
Ideal für Bau- und Projektleiter, um direkt auf der Baustelle Baustellendaten zu dokumentieren. Nutzung über Browser & iPad/Android/Windows-App.

Büro-Lizenz
Ideal für Sachbearbeiter und Innendienstmitarbeiter, um im Büro die erfassten Daten vom Bau- und Projektleiter bearbeiten zu können. Nutzung nur über Browser.

Externe Lizenz
Ideal zur Einbindung von externen Bauunternehmen. Beinhaltet nur die Lesefunktion auf Pläne und Störungen (deren Bearbeitungs- stände sowie An- & Abmeldung). Nutzung nur über Browser.

Die Lizenzen sind frei kombinierbar und in ihrer Anzahl jederzeit erweiterbar.

Baustellendeckblatt

Baustellendeckblatt

Mit Hilfe des Baustellendeckblattes behalten Sie den Überblick über Ihre gesamte Baustelle. Das Bauprojekt kann aus betriebswirtschaftlicher Sicht heraus beurteilt und betrachtet werden (z.B. Welche Kosten fehlen noch, Wie wird die Baustelle ausgehen usw.).

Möglich ist dies auch von unterwegs via Smartphone und Tablet.

Pläne

Bauplanverwaltung

Baupläne sämtlicher Größenordnungen – bis hin zum A0-Format –  können Sie in der digitalen Bauakte einfach und projektspezifisch ablegen. PDF-Baupläne lassen sich per „Drag & Drop“ schnell und einfach hochladen oder automatisiert importieren.

Die spezielle Umwandlung der Pläne ermöglicht Ihnen einen schnellen Zugriff – auch über mobile Geräte, wie Smartphone und Tablet – ohne dass sich dabei die Qualität von Details auf den Plänen reduziert.

Mängel, Störungen, Behinderungen

Mängel- & Störungsmanagement

Abweichungen und Störungen können den geplanten Bauablauf beinträchtigen und zur Folge haben, dass vereinbarte Termine nicht eingehalten werden können oder zusätzliche Arbeitskräfte und Gerätschaften benötigt werden. Es entstehen Mehrkosten, die vom Bauunternehmen vorab nicht einkalkuliert werden können. Durch eine konsequente Nachweisführung kann dieser Mehraufwand dem Verursacher gegenüber geltend gemacht werden.

Entscheidend ist dabei, wer für die Abweichung/Behinderung verantwortlich ist. Um die eigenen Ansprüche vor Gericht durchzusetzen, muss der Grundstein dafür bereits vor Ort auf der Baustelle gelegt werden.

Abweichungen schnell erfassen, richtig anzeigen & wirksam nachweisen

Mit Hilfe der digitalen Bauakte können Sie Mängel, Störungen und Behinderungen direkt auf der Baustelle – online sowie offline – auf dem mobilem Endgerät erfassen, an der entsprechenden Stelle im Bauplan mittels PIN markieren und samt Fotos dokumentieren sowie verknüpfen.

Dies ermöglicht Ihnen eine schnelle Zuordnung und Übersicht. Im Hintergrund werden automatisch Folgeprozesse, wie zum Beispiel die Erstellung und der Versand von Behinderungsanzeigen oder Mangelanzeigen angestoßen.

Die erfassten Baustellendaten werden mit den dazugehörigen Plänen, Fotos, Vermerken, Notizen usw. in der digitalen Bauakte projektspezifisch abgelegt und archiviert.

Funktionen

  • Datenerfassung via Smartphone/Tablet (Android, iOS, Windows)
  • PIN-Markierung auf digitalen Bauplan
  • Direktes Zuordnen von Fotos, Plänen, Räumen…
  • PIN-Übernahme auf Nachfolgeplänen
  • Fristsetzung- und Verfolgung
  • Automatische Erstellung von rechtssicheren Schreiben (z.B. Mängelrügen nach VOB, Behinderungsanzeigen)
  • Vorlagen zur formgerechten und vollständigen Beschreibung einer Behinderung
  • Export von Mängellisten nach Microsoft Excel
  • Übersichtliche Darstellung aller erfassten Abweichungen
  • …..

Vorteile

  • Vollständige Dokumentation und konsequente Nachweisführung um Ansprüche auf Mehrkosten, Schadensersatz, Fristverlängerungen geltend zu machen
  • Reduziertes Haftungsrisiko durch unverzügliche Übermittlung der Behinderung an Auftraggeber
  • Mängelabwicklung direkt vor Ort, um Ansprüche sofort geltend zu machen
  • Weniger Schreibaufwand, kein doppeltes Erfassen von Mängeln auf der Baustelle, keine zweitaufwendige Nacharbeit im Büro – mehr Zeit für Kontrolle und Qualitätssicherung
  • Lückenlose Dokumentation garantiert spätere Nachvollziehbarkeit von verdeckten Mängel
  • Dokumentation und Erfassung auch ohne Netz
  • …..
Fotos

Fotodokumentation

Fotografieren Sie mit Ihrem Tablet oder Smartphone sämtliche Ereignisse auf der Baustelle schnell und einfach direkt aus der App heraus. Die Aufnahmen werden automatisch z.B. dem Projekt, dem Bauabschnitt oder dem Mangel zugeordnet und in der digitale Bauakte mit den dazugehörigen Plänen und Vermerken abgelegt.

Die Fotodokumentation ist auch ohne Netz möglich. Sobald Netz und Internet vorhanden sind, stehen die erfassten Daten samt den Fotos allen Projektbeteiligten zur Verfügung. Die Aufnahmen können Sie außerdem direkt für den Bautagesbericht weiterverwenden.

Tagebücher

Bautagebuch

Unser digitales Bautagebuch kann ein weiterer Bestandteil der digitalen Bauakte sein und erleichtert bauleitenden Architekten, Ingenieuren und Bauunternehmen die Dokumentation von Baustellenbegehungen. Es stellt gleichzeitig ein wichtiges Beweismittel bei Regressansprüchen dar.

Dokumentieren Sie Baustellenbesuche direkt vor Ort mit dem mobilen Endgerät. Erfasst werden können tagesaktuelle Angaben, wie: Tagesbericht Nr./Datum, anwesende Firmen, Tagesleistungen, Witterung, Lieferung von Baustoffen, Geräteeinsatz, Fotos, Abnahmen, Nachträge/ Änderungen, Behinderungen, Mängel, zusätzliche Leistungen, usw.

Vorteile

  • Entlastung der Bauleitung durch eine einfache und schnelle Erstellung täglicher Bauberichte
  • Reduzierung des Haftungsrisikos durch vollständige Erfassung aller Vorgänge
  • Zugriff auf aktuelle Tagesberichte in Echtzeit durch mobile Verfügbarkeit der Daten
  • Intuitive Handhabung und einheitlicher Standard
  • Weniger Schreibaufwand
  • …..

Funktionen

  • Erfassung des Tagesgeschehens via Smartphone & Tablet PC (Android, iOS, Windows)
  • Autovervollständigung bei der Eingabe von Texten
  • Direktes Hinzufügen von Fotos, Plänen, E-Mails, Kommentaren, Lieferprotokollen, …
  • Einfache Zurodnung von Raum, Etage, Geschoss usw.
  • Datenexport (z.B. nach Microsoft Excel)
  • Direkte Unterschrift des Bautagebuches auf dem mobilen Endgerät
  • E-Mail-Versand der erstellten Bautagesberichte an vordefinierten Verteiler
  • Auswertung aller erfassten Daten in Excel-Tabelle oder Listenübersicht
  • …..
Bauzeitenplan

Bauzeitenplan

Der bereits vorhandene Bauzeitenplan wird eingelesen und in elektronischer Form um Daten, die in der digitalen Bauakte erfasst werden, ergänzt: z.B. Störungen, Behinderungen, Mängel, Verzögerungen. Außerdem können sich die Planung der Baumaschinen/Geräte, verfügbare Mitarbeiter sowie andere aktuelle Einträge und Änderungen auf den Bauzeitenplan auswirken.

Die Anzeige des elektronischen Bauzeitenplans kann beispielsweise mittels einer Terminübersicht erfolgen. Daraus können Sie sofort den Status eines Bauabschnitts oder einer auszuführenden Tätigkeit erkennen, z.B. „geplant“, „fertiggestellt“, „Termin nicht erfüllt“.

Maschinen

Maschinenplanung

In der digitalen Bauakte werden alle Daten die den Lebenslauf einer Maschine betreffen, erfasst und verwaltet. Diese Informationen und Unterlagen lassen sich über eine Weboberfläche direkt anzeigen, öffnen und bearbeiten.

Des Weiteren können Ihre Mitarbeiter mit nur wegen Klicks die Nutzung der Maschinen vermerken. Dadurch ist jederzeit ersichtlich, z.B.: welche Maschinen aktuell verfügbar und welche gerade in Benutzung sind, Einsatzdauer, erreichte Zählerstände usw. So kann der Einsatz der Maschinen besser geplant und die Auslastung optimiert werden.

Sämtliche Daten können direkt, z.B. in den Bautagesberichten weiterverarbeitet werden.

Vorteile

  • Bessere Steuerung des Einsatz von Maschinen, Fahrzeugen, Geräten und Werkzeugen
  • Verbesserte Auslastung
  • Gesetzeskonforme Dokumentation und Archivierung des gesamten Lebenslaufes einer Maschine oder eines Gerätes bis hin zur Demontage
  • Alle maschinenbezogenen Daten samt Zubehör sofort abrufen – auch über Smartphone & Tablet
Geräte

Geräteplanung

In der digitalen Bauakte werden alle Daten die den Lebenslauf eines Gerätes betreffen, protokolliert und verwaltet. Diese Informationen und Unterlagen lassen sich über eine Suchoberfläche direkt anzeigen, öffnen und bearbeiten.

Des Weiteren können Ihre Mitarbeiter mit nur wegen Klicks die Nutzung der Geräte vermerken. Dadurch ist jederzeit ersichtlich, z.B.: welche Geräte aktuell verfügbar und welche gerade in Benutzung sind, Einsatzdauer, erreichte Zählerstände usw. So kann der Einsatz der Geräte besser geplant und die Auslastung optimiert werden.

Sämtliche Daten können direkt, z.B. in den Bautagesberichten weiterverarbeitet werden.

Personal

Personalplanung

Alle mitarbeiterrelevanten Informationen, wie Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnungen oder Kontaktdaten werden in der digitalen Bauakte gespeichert und sind nur einen Mausklick von Ihnen entfernt.

Des Weiteren können Sie unter Berücksichtigung bestimmter Rahmenbedingungen den Einsatz Ihrer Mitarbeiter einfach planen:

  • Ressourcenverfügbarkeit
  • Krankenstand
  • Urlaubsanspruch
  • Mindestbesetzungen
  • Fehlzeiten
  • Überstunden
  • Fortbildungen, …

Vorteile

  • Schnelle und standortunabhängige Verfügbarkeit von Personaldokumenten
  • Zeitsparende und leichte Administrationsprozesse
  • Mehr Transparenz, hohe Auskunftsfähigkeit, nachhaltige Qualitätssteigerung
  • Schutz von vertraulichen Mitarbeiterinformationen durch die Vergabe von Zugriffsrechten
  • Hohe Nutzerakzeptanz durch einfache und intuitive Bedienung
  • Einfache Integration in bestehende HR-Systemumgebungen
  • Schnelle und einfache Personalplanung
Mitarbeiterzeiten

Zeiterfassung

Vorbei ist die Erfassung mittels Stundenzettel in Papierform! Mit wenigen Klicks kann die aktuelle Tätigkeit ab sofort auf dem Smartphone oder Tablet (Android/Apple) erfasst werden.

Vorteil: Ihre Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten einheitlich und so, wie diese der Realität entsprechen – es ist nachvollziehbar, wie lange Mitarbeiter an der einzelnen Kostenstelle tätig waren.

Die erfassten Daten stehen sofort für Lohn, Nachkalkulation, Abrechnung der Kundenprojekte oder interne Auswertungen zur Verfügung.

Vorteile

  • Lückenlose und genaue Zeiterfassung
  • Online + Offline möglich über mobile Endgeräte
  • Mehr Transparenz für Mitarbeiter und Vorgesetzte durch einheitliche Erfassung
  • Mitarbeiter werden sensibler bezüglich ihrer Aufgaben und Zeiten
  • Geringer Aufwand und erhebliche Zeiteinsparung
  • Verlässliche Daten für künftige Angebote/Kundenprojekte usw.
  • …..
Urlaub

Urlaubsplanung

In der digitalen Bauakte können Urlaubsanträge elektronisch erfasst, genehmigt oder abgelehnt werden. Aufgaben und Wiedervorlagen erinnern Antragssteller und Prüfer an die rechtzeitige Bearbeitung des Urlaubsantrags.

In der Bearbeitungsmaske der Urlaubsplanung sind Krankheitstage, Sonder- und Resturlaub der Mitarbeiter vermerkt und für Antragssteller sowie Prüfer sofort ersichtlich.

KFZ

KFZ-Verwaltung

Alle KFZ-relevanten Informationen und Unterlagen (Fahrzeugbrief, Fahrzeugschein Reparaturkosten, Tankbelege,…) werden elektronisch zum betreffenden Fahrzeug/ Fahrzeugnutzer abgelegt.

Die Software erinnert mittels Wiedervorlagen außerdem an bevorstehende TÜV- Untersuchungen, Service Termine oder Ähnliches. Kosten können detailliert analysiert werden.

Qualifizierungen

Qualifizierungsmanagement

Sämtliche Zertifikate, Qualifizierungen und Arbeitsnachweise werden dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet und in der digitalen Bauakte elektronisch abgelegt.

Die Software erinnert mittels Wiedervorlagen  an die Erneuerung von Zertifikaten oder an die Auffrischung diverser Weiterbildungen. Anhand dieser archivierten Informationen lassen Mitarbeiter entsprechend der benötigten Qualifikation besser planen und erfolgsorientierter einsetzen.

Budget

Budgetverwaltung

Planen Sie Ihr Projekt und verfolgen Sie mittels digitaler Bauakte Ihre Kosten pro Gewerk (z.B. sind die Kosten im geplanten Rahmen, fallen weitere Kosten an,  usw.). Diese Informationen stehen Ihnen jederzeit zum Abrufen, Auswerten und Weiterverarbeiten zur Verfügung.

Rechnungen

Rechnungsverarbeitung

Alle Rechnungen – digital oder in Papierform – werden erfasst, indexiert und zum Prüfen, Bearbeiten, Kürzen und Freigeiben an den jeweiligen Mitarbeiter weitergeleitet. Möglich ist auch ein automtaisches Buchen in der FIBU.

Zahlungsdetails zu den jeweiligen Rechnungen sind durch die Anbindung zur FIBU bequem abrufbar – auch über mobile Endgeräte. So ist es möglich von unterwegs Rechnungen zu prüfen und Zahlungen anzuweisen.

Kürzere Durchlaufzeiten und schnelle Genehmigungsprozesse (z.B. beschleunigter Prüfprozess bei Eingangsrechnungen) steigern Ihre Skontoerträge – automatisierte Prüfprozesse schützen Sie vor finanziellen Einbußen. Elektronisch verarbeitet werden alle eingehenden Rechnungen (Lieferantenrechnungen, Nachunternehmerrechnungen, sonstige Rechnungen) sowie alle ausgehenden Rechnungen.

Vorteile

Eingangsrechnungen

  • Skontoausnutzung durch kürzere Durchlaufzeiten
  • Transparente Kostenübersicht (z.B. je Kostenstelle)
  • Direktes Anweisen der Zahlung per SEPA-Überweisung

Nachunternehmerrechnungen

  • Automatische Prüfung der Rechnung gegen hinterlegte Bescheinigung des NUs
  • Automatische Prüfung vereinbarter Konditionen im hinterlegten NU-Vertrag
  • Ausdruck + Prüfen der Rechnungen auch in Papier mgl.

Ausgangssrechnungen

  • Prüfung gekürzter Rechnungen ohne Informationsverlust
Zahlungen

Zahlungsfreigabe

Mit dem Modul Zahlungsfreigabe lassen sich alle geprüften Rechnungsdokumente direkt aus der digitalen Bauakte zur Zahlung per SEPA-Überweisung anweisen.

Kassenbuch

Kassenbuch

Im elektronischen Kassenbuch werden alle eingehenden und ausgehenden Barzahlungen mit den jeweiligen Informationen wie z.B. Belegdatum, Belegnummer und Sachkonto erfasst. Die dazugehörigen gescannten Dokumente (z.B. Rechnungsbeleg) werden dem jeweiligen Vorgang im Kassenbuch zugeordnet und archiviert.

Der jeweils aktuelle Kassenbestand lässt sich per Knopfdruck sofort ermitteln. Möglich ist ebenfalls eine automatische Datenübergabe und Buchung in die Finanzbuchhaltungssoftware.

Offene Posten

Offene Posten

Alle offenen und fälligen Posten (Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung) werden in einer Listenansicht übersichtlich dargestellt. Neben einer Gesamtansicht ist außerdem eine Aufstellung einzelner offener Posten nach Betrieb, Standort oder Dokumententyp (offene Eingangsrechnung, …) möglich. Dabei kann das einzelne Rechnungsdokument direkt aufgerufen, bearbeitet oder gekürzt werden.

Per Knopfdruck lässt sich eine summierte Zusammenfassung aller offenen Posten erstellen.

Liquidität

Liquiditätsplanung

Das Modul Liquiditätsplanung verschafft einen ständigen Überblick über Kontostände, Einnahmen und Ausgaben der Betriebe und Standorte des jeweiligen Unternehmens. Eine Liste der tagesaktuellen und zukünftigen Ein- und Auszahlungen dient als Grundlage für eine Liquiditätsplanung.

Bürgschaften

Bürgschaftsverwaltung

Die konsequente Verwaltung, Überwachung sowie Steuerung von Bürgschaften und Sicherheitseinbehalten spielt bei umfangreichen Baugeschäften eine erhebliche Rolle.

Unsere „Bürgschaftsverwaltung“ unterstützt Sie während des gesamten Prozesses der Bürgschaftsbearbeitung – vom Gewähren einer Bürgschaft über das Beantragen und Ändern bis hin zur Verfolgung fälliger Sicherheitsleistungen und der Rückforderung auslaufender Bürgschaften.

Vorteile

  • Risikominimierung durch transparente Verwaltung aller Bürgschaftsarten
  • Kostensenkung und Liquiditätssteigerung durch:
    • ständige Überwachung der Bürgschaftsrückgaben
    • ständige Überwachung des Bürgschaftsrahmens
    • automatische Terminverfolgung und Erinnerung fälliger Bürgschaften
  • Zeitersparnis beim Erstellen des Schriftverkehrs durch Formular-Vorlagen
  • Bessere Liquiditätsplanung durch Auswertungen und grafische Übersichten
Bescheinigungen

Bescheinigungsverwaltung

Bei der Annahme von größeren Aufträgen sind Bauunternehmern häufig auf den Einsatz von Nachunternehmern angewiesen. Damit steigt gleichzeitig auch das Haftungsrisiko für den Auftragnehmer. Bei der Minimierung dieses Risikos kann Ihnen das Modul “digitale Bescheinigungsverwaltung” helfen.

Darin werden alle erforderlichen Unterlagen und Daten Ihrer Nachunternehmer – wie z.B. Nachweise über einen ausreichenden Versicherungsschutz, Nachweise über gezahlte Sozialbeiträge, Unbedenklichkeitsbescheinigungen oder Arbeitserlaubnisse – kreditorbasiert verwaltet und revisionssicher archiviert. Zudem erinnert das Modul an die fristgerechte Aktualisierung von Bescheinigungen und Nachweisen (z.B. zur Vorlage an die Versicherung).

Vorteile

  • Zeit- und Aufwandsersparnis beim Erfassen, Prüfen und Anfordern von Bescheinigungen
  • Reduziertes Haftungsrisiko, z.B. durch frühzeitige Erinnerung an fällige Bescheinigungen
  • Höhere Auskunftsfähigkeit durch schnellen Zugriff auf relevante Unterlagen (z.B. bei spontanen Kontrollen) – auch abrufbar über mobile Endgeräte
Verträge

Vertragsverwaltung

Um mit Kunden und Partnern sowohl aus rechtlicher als auch strategischer Sicht optimal zusammen zu arbeiten und damit mögliche Risiken zu vermeiden, ist ein zuverlässiges Vertragsmanagement unabdingbar. Allen Beteiligten sollten die vertragsrelevanten Informationen jederzeit vorliegen.

In der digitalen Bauakte sind alle vertragsrelevanten Inhalte – wie Verträge, Absprachen, Angebote, Korrespondenzen, Entscheidungsvorlagen, Nebenabreden, Notizen oder E-Mails – konsequent digital erfasst und logisch zusammengeführt. Durch die Online-Verfügbarkeit der Daten sind alle Beteiligten jederzeit auskunftsfähig.

Vorteile

  • Unternehmensweite einheitliche Organisation der Vertragsunterlagen
  • Hohe Auskunftsfähigkeit durch transparente Prozesse und fallbezogene Ablage
  • Sicherheit durch revisionssichere Archivierung von Vertragsunterlagen und dazugehöriger Korrespondenz
  • Standardisierte Dokumente durch integrierte Vorlagenverwaltung
  • Schutz vertraulicher Informationen vor unautorisierten Zugriffen
Bestellungen

Bestellanforderung auf der Baustelle

Mithilfe von Barcodes oder QR-Codes lassen sich Hersteller, Produkttyp und Preis benötigter Baumaterialien, Baustoffe und Geräte einfacher bestimmen. Anhand dieser Angaben kann der Lagerbestand auf der Baustelle schneller geprüft und der Bestellvorgang für nicht mehr vorrätige Verbrauchsgüter direkt vor Ort ausgelöst werden.

Auswertungen

Baustellenauswertung

Durch die umfangreiche und gezielte Sicht auf alle erfassten Unternehmensdaten ermöglicht die digitale Bauakte eine effektive Projektsteuerung und Nachkalkulation.

Alle erfassten Daten, Informationen und Ereignisse lassen sich z.B. in einer Excel-Tabelle, in einer Listenübersicht oder einem Diagramm  darstellen. Die auszuwertenden Variablen können projektspezifisch oder dauerhaft als standardisierte Auswertungsabfrage definiert werden. So können Auswertungen beispielsweise zur erfassten Arbeitszeit der Mitarbeiter, zu offenen Rechnungen, fälligen Bürgschaften oder zu noch nicht behobenen Mängeln erstellt werden.

E-Mails

E-Mail-Archivierung

Eingehende sowie ausgehende E-Mails können aus Microsoft Outlook und Lotus Notes direkt in die digitale Bauakte projektspezifisch archiviert werden. E-Mail-Anhänge (z.B. Pläne) können dabei unabhängig von der E-Mail einem anderen Vorgang zugeordnet werden.

Während des Archivierens werden die E-Mail oder der Anhang nach verschiedenen Kriterien indexiert (z.B. Dokumenttyp, Projekt, Datum,…) – dies ermöglicht ein späteres gezieltes Wiederfinden.

Zusatzoptionen

Scan Control

Unsere Scansoftware digitalisiert Papierunterlagen und liest dabei erste wichtige Informationen (z.B. “Dokumententyp” wie Rechnung, Vertrag, Lieferschein) aus dem Barcode heraus.  Eingescannte Dateien werden automatisch in das Archiv übergeben und dem zuständigen Sachbearbeiter zugeordnet.

  • Einfache Digitalisierung diverser Firmenunterlagen
  • Automatisches Auslesen von Informationen aus Barcodes
  • Bei doppelseitigen Scans werden automatisch leere weiße Seiten entfernt
  • Barcode- und feste Seitentrennung
  • Verschlagwortung von Dokumenten & Übergabe ans Archivsystem
  • Individuelle Nutzer und Scanprofile
  • Revisionsfähig

Datenleser

Diese Funktion liest Daten aus textrecherchierbaren Dokumenten aus und überträgt sie zur direkten Weiterbearbeitung in das Archivsystem. Für “nicht-textrecherchierbare” Dokumente ist optional die Anbindung einer OCR möglich. Diese erkennt Texte in eingescannten Unterlagen sowie Bildern und ermöglicht das Bearbeiten, Kopieren und spätere Durchsuchen dieser Inhalte.

  • Automatisches Auslesen von Informationen aus textrecherchierbaren Dokumenten mit anschließender Übergabe der Inhalte in das Archivsystem
  • Auslesen von Barcodes
  • Erkennen und Auslesen von Informationen aus hinterblendeten Briefbögen
  • Auslesen der Metadaten wie Autor, Titel, Datum, Versionsnummer

Unternehmensweite Suche

Unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte kann jede Information unabhängig von Format (Dokument, Notiz, E-Mail,…) und Ablageort (Internet, Filesystem,…) anwendungsübergreifend wiedergefunden werden.

Suchanfragen lassen sich abspeichern und mit der Trefferhervorhebung werden die Fundstellen des Suchbegriffes farbig markiert. Die Suchergebnisse werden tabellarisch oder grafisch dargestellt. Somit lässt sich leicht nachvollziehen, wo genau sich die gesuchte Information befindet. Auch von unterwegs aus (via Smartphone/Tablet) können abgelegte Informationen eingesehen werden.

Schnittstellen

Mit Hilfe integrierter Schnittstellen können Daten aus bestehenden oder geplanten Drittsystemen zur Weiterverarbeitung übernommen werden. Zum Beispiel aus:

  • DATEV
  • Merlin
  • Sage
  • Nemetschek
  • ARRIBA
  • SAP
  • IBM Content-Manager
  • SEPA
  • Bau Financials

Office Integration

Per Knopfdruck können Sie Dateien (z.B. E-Mails) aus Ihren Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, …) in Ihr Archivsystem übertragen und dort direkt einem Projekt oder Kunden zuordnen.

  • Direkte Archivierung von Dokumenten (z.B. E-Mails) aus Office-Anwendungen heraus
  • Direkte Archivierung von Informationen wie z.B. E-Mail-Adresse, Empfänger, Adressat, …
  • Zuordnung der Informationen und Dokumente, z.B. zu einem Projekt, einem Vorgang, einer Aufgabe, …
  • Einfache Bedienung

CloudConnector

Dokumente (Excel, Word), die im WebClient hochgeladen worden, können ohne lokales Zwischenspeichern direkt aus der Anwendung heraus bearbeitet, gespeichert oder als E-Mail versendet werden.