Digitale Akten

Dokumente in den Griff bekommen und Geschäftsprozesse optimieren

Ob Hotel- und Gastgewerbe, produzierendes Gewerbe, Industrie, oder Finazdienstleister – wir unterstützen Sie beim Erfassen, Verwalten, Finden und Archivieren sämtlicher Firmenunterlagen.

Relevante Geschäftsvorgänge inklusive dazugehöriger Dateien werden in einer digitalen Akte zusammengefasst und verknüpft. Es entsteht eine gemeinsame Dokumentenbasis für alle Anwender. Informationen sind schnell verfügbar – Zugriffe und Änderungen lückenlos nachvollziehbar. Alle Daten, Ereignisse und Informationen zu einem Projekt, einem Kunden oder einem Mitarbeiter stehen Ihnen in einer einzigen Anwendung zum Sichten, Bearbeiten, Weiterleiten und Auswerten zur Verfügung.

Ihre Vorteile

  • Eine Weboberfläche für alle Daten, Informationen und Ereignisse
  • Zentrale Verwaltung und langfristige Archivierung sämtlicher Unternehmensinformationen
  • Automatisierte, standardisierte und optimierte Prozesse
  • Standortunabhängiger und mobiler Zugriff auf sämtliche Informationen
  • Verbesserung der internen Kommunikation durch einfachen Informationsfluss
  • Kostenersparnis durch weniger Papieraufkommen

Standardfunktionen

  • Revisionssichere Langzeitarchivierung
  • Dokumentenhistorie
  • Versionsverwaltung
  • Zugriffssteuerung
  • Volltextsuche
  • Aufgabenverwaltung
  • Aufgabenplanung
  • Freigabeprozesse
  • Erinnerungsfunktionen & Wiedervorlagen
  • …..
Technische Fakten

Folgende Inhalte werden bereits heute von unseren Kunden aus verschiedenen Branchen verarbeitet:

Maschinen

Maschinenplanung

Mit Hilfe unserer Software werden alle Daten die den Lebenslauf einer Maschine betreffen, erfasst und verwaltet. Diese Informationen und Unterlagen lassen sich über eine Weboberfläche direkt anzeigen, öffnen und bearbeiten.

Des Weiteren können Ihre Mitarbeiter mit nur wegen Klicks die Nutzung der Maschinen vermerken. Dadurch ist jederzeit ersichtlich, z.B.: welche Maschinen aktuell verfügbar und welche gerade in Benutzung sind, Einsatzdauer, erreichte Zählerstände usw. So kann der Einsatz der Maschinen besser geplant und die Auslastung optimiert werden.

Vorteile

  • Bessere Steuerung des Einsatz von Maschinen, Fahrzeugen, Geräten und Werkzeugen
  • Verbesserte Auslastung
  • Gesetzeskonforme Dokumentation und Archivierung des gesamten Lebenslaufes einer Maschine oder eines Gerätes bis hin zur Demontage
  • Alle maschinenbezogenen Daten samt Zubehör sofort abrufen – auch über Smartphone & Tablet
Personal

Personalplanung

Alle mitarbeiterrelevanten Informationen, wie Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnungen oder Kontaktdaten werden digital gespeichert und sind nur einen Mausklick von Ihnen entfernt.

Des Weiteren können Sie unter Berücksichtigung bestimmter Rahmenbedingungen den Einsatz Ihrer Mitarbeiter einfach planen:

  • Ressourcenverfügbarkeit
  • Krankenstand
  • Urlaubsanspruch
  • Mindestbesetzungen
  • Fehlzeiten
  • Überstunden
  • Fortbildungen, …

Vorteile

  • Schnelle und standortunabhängige Verfügbarkeit von Personaldokumenten
  • Zeitsparende und leichte Administrationsprozesse
  • Mehr Transparenz, hohe Auskunftsfähigkeit, nachhaltige Qualitätssteigerung
  • Schutz von vertraulichen Mitarbeiterinformationen durch die Vergabe von Zugriffsrechten
  • Hohe Nutzerakzeptanz durch einfache und intuitive Bedienung
  • Einfache Integration in bestehende HR-Systemumgebungen
Verträge

Vertragsverwaltung

Um mit Kunden und Partnern sowohl aus rechtlicher als auch strategischer Sicht optimal zusammen zu arbeiten und damit mögliche Risiken zu vermeiden, ist ein zuverlässiges Vertragsmanagement unabdingbar. Allen Beteiligten sollten die vertragsrelevanten Informationen jederzeit vorliegen.

In der digitalen Bauakte sind alle vertragsrelevanten Inhalte – wie Verträge, Absprachen, Angebote, Korrespondenzen, Entscheidungsvorlagen, Nebenabreden, Notizen oder E-Mails – konsequent digital erfasst und logisch zusammengeführt. Durch die Online-Verfügbarkeit der Daten sind alle Beteiligten jederzeit auskunftsfähig.

Vorteile

  • Unternehmensweite einheitliche Organisation der Vertragsunterlagen
  • Hohe Auskunftsfähigkeit durch transparente Prozesse und fallbezogene Ablage
  • Sicherheit durch revisionssichere Archivierung von Vertragsunterlagen und dazugehöriger Korrespondenz
  • Standardisierte Dokumente durch integrierte Vorlagenverwaltung
  • Schutz vertraulicher Informationen vor unautorisierten Zugriffen
Mitarbeiterzeiten

Zeiterfassung

Vorbei ist die Erfassung mittels Stundenzettel in Papierform! Mit wenigen Klicks kann die aktuelle Tätigkeit ab sofort auf dem Smartphone oder Tablet (Android/Apple) erfasst werden.

Vorteil: Die Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten einheitlich und so, wie diese der Realität entsprechen – es ist nachvollziehbar, wie lange Mitarbeiter an der einzelnen Kostenstelle tätig waren.

Die erfassten  Daten stehen sofort für Lohn, Nachkalkulation, Abrechnung der Kundenprojekte oder interne Auswertungen zur Verfügung.

Vorteile

  • Lückenlose und genaue Zeiterfassung
  • Online + Offline möglich über mobile Endgeräte
  • Mehr Transparenz für Mitarbeiter und Vorgesetzte durch einheitliche Erfassung
  • Mitarbeiter werdn sensibler bezüglich ihren Aufgaben und Zeiten
  • Geringer Aufwand und erhebliche Zeiteinsparung
  • Verlässliche Daten für künftige Angebote/ Kundenprojekte usw.
  • …..
Rechnungen

Rechnungsverarbeitung

Mit dem Prozess der elektronischen Rechnungsverarbeitung werden alle Rechnungen – digital oder in Papierform – erfasst, automatisch zur Prüfung an den jeweiligen Mitarbeiter weitergeleitet und nach Freigabe an die FIBU (z.B. DATEV) übergeben.

Rechnungen können von unterwegs bearbeitet und Zahlungsdetails jederzeit bequem abgerufen werden – sogar über mobile Endgeräte, wie Smartphones und Tablets. Kürzere Durchlaufzeiten und schnelle Genehmigungsprozesse steigern Ihre Skontoerträge – automatisierte Prüfprozesse schützen Sie vor finanziellen Einbußen.

Vorteile

Eingangsrechnungen

  • Volle Skontoausnutzung durch kürzere Durchlaufzeiten und schnelle Weiterverarbeitung (beschleunigter Prüfprozess, Automatische Datenübergabe an ERP und FIBU)
  • Transparente Kostenübersicht (je Kostenstelle, Projekt, Lieferant…)
  • Lieferantenbindung durch zügige Rechnungsbegleichung

Ausgangsrechnungen

  • Effiziente Prüfung gekürzter Rechnungen und strittiger Beträge ohne Informationsverlust
  • Ständiger Überblick über gesamten Rechnungsprozess und Bearbeitungsstand, auch via Smartphone & Tablet
Zusatzoptionen

Scan Control

Unsere Scansoftware digitalisiert Papierunterlagen und liest dabei erste wichtige Informationen (z.B. „Dokumententyp“ wie Rechnung, Vertrag, Lieferschein) aus dem Barcode heraus.  Eingescannte Dateien werden automatisch in das Archiv übergeben und dem zuständigen Sachbearbeiter zugeordnet.

      • Einfache Digitalisierung diverser Firmenunterlagen
      • Automatisches Auslesen von Informationen aus Barcodes
      • Bei doppelseitigen Scans werden aut. leere weiße Seiten entfernt
      • Barcode- und feste Seitentrennung
      • Verschlagwortung von Dokumenten & Übergabe ans Archivsystem
      • Individuelle Nutzer und Scanprofile
      • Revisionsfähig

Datenleser

Diese Funktion liest Daten aus textrecherchierbaren Dokumenten aus und überträgt sie zur direkten Weiterbearbeitung in das Archivsystem. Für „nicht-textrecherchierbare“ Dokumente ist optional die Anbindung einer OCR möglich. Diese erkennt Texte in eingescannten Unterlagen sowie Bildern und ermöglicht das Bearbeiten, Kopieren und spätere Durchsuchen dieser Inhalte.

  • Automatisches Auslesen von Informationen aus textrecherchierbaren Dokumenten mit anschließender Übergabe der Inhalte in das Archivsystem
  • Auslesen von Barcodes
  • Erkennen und Auslesen von Informationen aus hinterblendeten Briefbögen
  • Auslesen der Metadaten wie Autor, Titel, Datum, Versionsnummer

Unternehmensweite Suche

Unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte kann jede Information unabhängig von Format (Dokument, Notiz, E-Mail,…) und Ablageort (Internet, Filesystem,…) anwendungs-übergreifend wiedergefunden werden.

Suchanfragen lassen sich abspeichern und mit der Trefferhervorhebung werden die Fundstellen des Suchbegriffes farbig markiert. Die Suchergebnisse werden tabellarisch oder grafisch dargestellt. Somit lässt sich leicht nachvollziehen, wo genau sich die gesuchte Information befindet. Auch von unterwegs aus (via Smartphone/Tablet) können abgelegte Informationen eingesehen werden.

Schnittstellen

Unsere Software kann sich mit diversen Systemen problemlos verbinden. Hier eine Auswahl:

      • Saperion (Schnittstelle zum Archiv der Perceptive Software)
      • DATEV (Schnittstelle FIBU zur automat. Datenübergabe)
      • Merlin (Schnittstelle FIBU zur automat. Datenübergabe)
      • Lexware (Schnittstelle FIBU zur automat. Datenübergabe)
      • Sage (Schnittstelle FIBU zur automat. Datenübergabe)
      • ScanControl
      • Datenleser (Auslesen von Daten aus textrecherchierbaren Dokumenten und Übergabe ins Archiv)
      • Enterprise Search

Weitere Schnittstellen erhalten Sie gern auf Anfrage!

Office Integration

Per Knopfdruck können Sie Dateien (z.B. E-Mails) aus Ihren Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, …) in Ihr Archivsystem übertragen und dort direkt einem Projekt oder Kunden zuordnen.

      • Direkte Archivierung von Dokumenten (z.B. E-Mails) aus Office-Anwendungen heraus
      • Direkte Archivierung von Informationen wie z.B. E-Mail-Adresse, Empfänger, Adressat, …
      • Zuordnung der Informationen und Dokumente, z.B. zu einem Projekt, einem Vorgang, einer Aufgabe, …
      • Einfache Bedienung

CloudConnector

Dokumente (Excel, Word), die im WebClient hochgeladen worden, können ohne lokales Zwischenspeichern direkt aus der Anwendung heraus bearbeitet, gespeichert oder als E-Mail versendet werden.

Datenraum

Datenraum

Online, jederzeit & weltweit: Dateien  ablegen, austauschen & abrufen

Ob Dokumente, Bau-Pläne, Notizen, Bilder, E-Mails oder Aufgaben – sämtliche Firmendaten werden im Datenraum strukturiert gespeichert und stehen Ihnen sowie Ihren Mitarbeitern, Kunden und externen Geschäftspartnern passwortgeschützt zur Verfügung. Laden Sie unbegrenzt viele Nutzer ein und legen Sie über individuelle Benutzerrechte fest, wer welche Dateien hochladen, kommentieren oder versenden darf. Dateien werden in einer Dateihistorie versioniert, bei neuen gespeicherten Dateien/Aktivitäten werden die Benutzer automatisch per E-Mail informiert.

14 Tage testenFlyer Datenraum

Sicherheit

      • Revisionssicherheit
      • Datensicherung
      • hochsicheres Rechenzentrum in Deutschland
      • individuelle Rechteverwaltung (Abbildung 2)
      • Backup bei Vertragsende

Mobilität

      • 24h Verfügbarkeit der Daten
      • mobile Endgeräte (iPhone, iPad…)
      • gezielter Dokumenten-Zugriff
      • Synchronisierung
      • Dateien-Austausch mit Dritten

Technische Fakten

      • Dateienexport durch Synchronisierungstool
      • 128-Bit-SSL-Verschlüsselung
      • Betriebssysteme: Windows (ab Win 2000), MacOS, Linux
      • Multiple File Upload
      • Drag&Drop Dateien Upload
      • Mehrsprachigkeit: Deutsch/Englisch
      • Zugriffsprotokollierung
      • Anbindung der Unternehmensweiten Suche
      • Einfache Abbildung der Bauakte, Personalakte, Vertragsakte, Projektakte, …

Aufgaben online erstellen & zuweisen

Im Datenraum können Sie Aufgaben erstellen und bestimmten Nutzern zuweisen. Gleichzeitig legen Sie ein Datum fest, bis wann die Aufgabe zu erledigen ist. Darüber hinaus können Sie Dateien zu den Aufgaben hochladen oder Aufgaben kommentieren.

In den Aufgabenlisten können Verantwortliche jeder Aufgabe einen bestimmten Status zuordnen – so sehen Sie beim nächsten Meeting sofort, was noch zu tun ist. Mitarbeiter und Projektpartner, denen Aufgaben zugeordnet wurden, erhalten eine eigene To-do-Liste.

Alles synchron: Daten auf Ihrem Rechner und im Datenraum

Unsere Synchronisation unterstützt Sie dabei, Datenbestände zwischen Ihrem Rechner und dem Datenraum auf einem Stand zu halten.

So können Sie beispielsweise immer wenn sich eine Datei ändert, die neuste Version automatisch in den Datenraum laden. Genauso gut können Sie in einem festgelegten Intervall Ihre Arbeit im Datenraum sichern, oder sich ein Update aus dem Datenraum laden.

Die Synchronisation läuft im Hintergrund – Sie müssen kein Browserfenster offen halten um den Upload zu verfolgen.

Entscheiden Sie, wo Sie Ihre Daten ablegen möchten!

Auf Ihrem internen Server

Die Daten liegen bei Ihnen vor Ort auf Ihrem interen Server. Entweder nutzen Sie Ihre eigene Hardware oder Sie bekommen von uns einen Server basierend auf modernster Technologie bereitgestellt.

oder

Sicher in der Cloud

Sie wählen sich online über eine sichere Internetverbindung in den Datenraum ein und können sofort mit der Arbeit beginnen. Die Datenspeicherung erfolgt in einem hochsicheren Rechenzentrum.